効果的なメールを書くための 10 のステップ

以下は、効果的なメールを書くためのトップ 10 のヒントのリストです。これらの提案に従うことで、電子メールからの応答が改善され、あなたと受信者にとって電子メールがより楽しくなります。

メールは短くしてください

少ないほど豊かです。メッセージや質問を伝えながら、電子メールの送信期間は短ければ短いほど良いでしょう。テキストは 3 段落以内にすることをお勧めします。

電子メールの件名には、受信者に電子メールの内容を知らせるのに十分な情報が含まれている必要があります。

必ず電子メール受信者の名前またはエイリアスを含めてください。メールをさらに個人的なものにしたい場合は、メールに実名も含めてください。

スペルミスやその他の文法上の誤りがある電子メールは、読者にそれがそれほど重要ではないことを伝えます。常にスペルを確認し、以下の提案に留意して、送信する前にメールを再確認してください。

ジョークが面白いと思ったり、メールが興味深い、不快だと感じたりするかもしれませんが、ほとんどの人はメールを受け取るのが好きではありません。友人や家族全員にメールを転送しないでください。

電子メールは暗号化されていないため、他の人に送信される可能性があることに注意してください。個人情報や機密情報を電子メールで送信しないでください。

メールに返信するときは、以下の提案に留意してください。

メールにはできるだけ早く返信するようにしてください。
「全員に返信」オプションは注意して使用してください。を確認してください。CC全員があなたの返信を見る必要がある複数の受信者が含まれています。
スレッド (前のメッセージ) をメッセージの本文に残し、返信を上部に置きます。前のメッセージを保持しておくと、読者が電子メールでのディスカッションを覚えておくのに役立ちます。
「高優先」、「自動返信」、「開封確認」などの電子メールプログラムのオプションは使用しないでください。

CC を使用して複数の受信者に電子メールメッセージを送信する場合は、リストを最小限に抑えるようにしてください。多くの場合、リストに 4 つ以上のメールが表示されても、それが重要であるとは考えなかったり、他の受信者の誰がメールを処理するか考えたりしません。

また、電子メールの受信者が電子メールの送信者であることを確認しても問題ない場合や、全員の電子メールアドレスを非公開に保つためには、CC の代わりに BCC を使用します。

電子メールは常にクリアテキストで送信してください。それほど美しくはないかもしれませんが、メールが読みやすくなり、気が散ることも少なくなります。

署名は、電子メールの下部に連絡先情報を表示する効果的な方法です。ただし、署名を作成するときは、電子メールの署名エチケットに従ってください。